বাড়িতে থেকে
অফিসের কাজ করি

March 21, 2020

এই অনিশ্চিত সময় পার করতে আমাদের সকলেরই একে অপরের প্রতি খেয়াল রাখতে হবে, বাড়িয়ে দিতে হবে সহায়তার হাত। বাড়িতে বসে সারাদিনের কাজের রুটিনটি আগে ঠিক করে নিন। আপনি কী করতে চাইছেন, দরকারি কাজের ভিত্তিতে কোন কাজগুলো আগে করবেন এবং কতক্ষণ তার জন্য সময় দেবেন তা ঠিক করুন। কাজের রুটিনে বিরতির সময়টুকু ঠিক করে নিতে ভুলবেন না যেন।

হঠাৎ করেই নিজেকে আবিষ্কার করলেন যে, বাড়ি থেকে অফিসের কাজ করতে হচ্ছে। বিষয়টি যেন একপ্রকার স্বপ্নপূরণের মতোই, তাই তো? তবে এমন মনে হলে কী হবে, দেখবেন আপনার কাজের চাপ সেই একই আছে, বরং মনে হবে আগের চাইতে আরও বেশি।

এরকম সপ্তাহের পর সপ্তাহ বাসায় থেকে এবং বাসা থেকে না বেরিয়ে কাজ করা দুঃস্বপ্ন মনে হতে পারে। অনিশ্চিত এই সময়ে বাড়িতেই তৈরি করতে হবে কাজের উপযুক্ত পরিবেশ এবং মানতে হবে দূরে বসেই দলগতভাবে কাজ করার সব নিয়মকানুন। এসময় অফিসের কাজগুলো সুসম্পন্ন করার জন্য ৬টি টিপস আলোচনা করা হলো-

১. বাড়িতে কাজ করার জন্য প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করুন

অফিস থেকে দরকারি সবকিছু বাসায় নিয়ে যাওয়ার ব্যবস্থা করুন। কেউ বলতে পারছে না আসলে কতদিন আমাদের বাড়িতে থেকে কাজ করতে হবে। বাসায় কাজ করার জন্য আপনার প্রয়োজন হবে উচ্চ গতিসম্পন্ন ইন্টারনেট রাউটার, কম্পিউটার, অফিসে ব্যবহার করেন এমন নানা প্রকারের হার্ডওয়্যার বা সফটওয়্যার, হেডফোন এবং স্টেশনারি (যেমন- আপনাকে যেসব কাজ করতে হবে তা লিখে রাখার জন্য হোয়াইট বোর্ড)।

যদি আপনার অফিস ফিক্সড ওয়ার্ক স্টেশনের ওপর নির্ভরশীল হয়ে থাকে তাহলে বাসায় রিমোট ডেক্সটপ সেটআপ করুন।

বাসার একটি নিরিবিলি স্থানকে নির্বাচন করুন। খেয়াল রাখুন জায়গাটি যেন মশামুক্ত হয় এবং জানালা এবং ফ্যান থাকে। সেইসঙ্গে বিশুদ্ধ খাবার পানির ব্যবস্থা রাখুন (কেননা এখন বাসায় আপনি সাধারণ সময়ের চাইতে বেশি পানি পান করবেন)। যে টেবিলটিতে বসে কাজ করবেন সেখানে প্রয়োজনীয় বই, কাগজপত্রের ফাইল সাজিয়ে রাখুন। এমনকি কাজের জায়গার আশেপাশে ফুলের টবও রাখতে পারেন। মন ভালো করার পাশাপাশি গাছ আপনাকে বিশুদ্ধ বাতাসেরও জোগান দেবে। যেহেতু অনেকক্ষণ এই জায়গায় বসে কাজ করতে হবে, কাজেই কাজের জায়গাটি নিজের মতো গুছিয়ে নেওয়াই ভালো।

২. দিনের কাজগুলো ভাগ করে নিন

অফিসের দিনগুলোতে সাধারণত আপনি যেসময় ঘুম থেকে উঠেন সে সময়েই উঠে পড়ুন এবং যে সময়টুকু সহকর্মীদের সাথে কথাবর্তায় ব্যয় করতেন সে সময়টুকু স্বাস্থ্য ভালো রাখতে ব্যায়ামের অভ্যাস করুন। সাধারণ ব্যায়ামের পাশাপাশি আপনি হাঁটতে পারেন বা ইয়োগা করতে পারেন। সকালে গোসল করে ঠিকঠাক মতো পোশাক পরে কাজ শুরু করতে হবে। একে অফিসের কাজের মতোই ভাবতে হবে।

সারাদিনের কাজের রুটিনটি আগে ঠিক করে নিন। আপনি কী করতে চাইছেন, দরকারি কাজের ভিত্তিতে কোন কাজগুলো আগে করবেন এবং কতক্ষণ তার জন্য সময় দেবেন তা ঠিক করুন। কাজের রুটিনে বিরতির সময়টুকু ঠিক করে নিতে ভুলবেন না যেন। একটি কাজ শেষে হওয়ার পর খানিক বিরতি নিলে ক্ষতি নেই, তাকে আপনার কাজের প্রাপ্য পুরস্কার হিসেবে ধরতে পারেন।

সময়ের কাজ সময়ে শেষ করার চেষ্টা করুন। বাসার ও অফিসের কাজে শৃঙ্খলা আনুন। যেহেতু কোন নির্ধারিত অফিস সময় নেই, একারণে বেশি কাজ করা এবং সবকিছু ভালোভাবে করা অনেক সহজ। যদি আপনি আপনার কাজটি সঠিক সময় আরম্ভ এবং সম্পূর্ণ করতে পারেন তাহলেই তা সম্ভব। সন্ধ্যাটা আপনার পরিবার, বন্ধুবান্ধবদের সঙ্গে (বাস্তবিক অথবা অনলাইন) অথবা নিজের কোনো শখের কাজ করে কাটাতেই পারেন।

৩. মিটিংয়ের প্রয়োজনীয়তা

অফিসে বসে সামনাসামনি মিটিং করার চাইতে ভার্চুয়াল মিটিংয়ে সময় বেশি লাগতেই পারে। দেখা যায় ভার্চুয়াল মিটিংয়ে প্রথম পনেরো মিনিট চলে যায় কে অনলাইন কে অনলাইন না, সবাই শুনতে পারছেন কি না- এসব ঠিক করতে করতেই।

মিটিংগুলোকে স্মার্ট রাখুন, মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা কমিয়ে নিন, অংশগ্রহণকারীরা মিটিংয়ের টুলস ডাউনলোড করেছে কি না তা আগে থেকেই নিশ্চিত করুন। যদি মিটিং বিলম্ব একটি সমস্যা হয়ে দাঁড়ায় তাহলে মিটিংয়ে যোগদান করার সময়কে নোট করে রাখুন, সকলকে সময়, বিষয়সূচি আগেই পাঠিয়ে দিন। মিটিংয়ে সিদ্ধান্ত নেবার দরকার নেই এমন কাজগুলোকে ছোটো ছোটো গ্রুপে ভাগ করে দিন। লাইভে কাজের তালিকা খুলুন এবং সঠিক সময়ে তা সম্পূর্ণ করুন।

মিটিং করা তেমন গুরুত্বপূর্ণ নয়, এমনটি ভাবা ঠিক নয়। নিয়মিতভাবে মিটিংগুলো করুন, বিশেষত আপনি যদি কোনো টিম পরিচালনার দায়িত্বে থাকেন তাহলে অন্যরা এর মাধ্যমে যোগাযোগের দূরত্বকে ভুলতে সক্ষম হবে। মিটিংয়ে আপনি যখন কথা বলছেন না, তখন মাইক্রোফোন নিঃশব্দ করার কথা মনে রাখবেন।

৪. সচেতনভাবে সবকিছু শেয়ার করুন

আপনার ক্যালেন্ডার শেয়ার করুন এবং সবকিছু শেয়ার ড্রাইভে আপলোড করে ইমেইল ইনবক্স থেকে তা সরিয়ে ফেলুন। যদি আপনি এ পদ্ধতিতে কাজগুলো না করে থাকেন তাহলে গুগল ডক্সস অ্যান্ড সিটস চালু করুন।

অনলাইন কোলাবরেশন টুলস এবং চ্যাট গ্রুপ সেটআপ করুন। এর কিছু কিছু আপনার সহকর্মীদের সাথে পরীক্ষামূলকভাবে ব্যবহার করুন। মনে রাখবেন, কোন প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করছেন তার চাইতে সহকর্মীরা তথ্যগুলো ঠিকমতো পাচ্ছে কি না এটিই গুরুত্বপূর্ণ।

শুধু কাজের দরকারি তথ্য ছাড়াও অন্যান্য বিষয়গুলো শেয়ার করতে পারেন- আপনি কীভাবে মানিয়ে নিচ্ছেন, অর্গানাইজেশনের টুলসগুলো কীভাবে ব্যবহার করছেন, কোন গান শুনছেন, কোন বইগুলো পড়ছেন ইত্যাদি। এই অনিশ্চিত সময় পার করতে আমাদের সকলেরই একে অপরের প্রতি খেয়াল রাখতে হবে, বাড়িয়ে দিতে হবে সহায়তার হাত। তা সে কাজের ক্ষেত্রেই হোক কিংবা মানসিক প্রশান্তি ফিরিয়ে আনতে।

টিমে যারা নেতৃত্ব দিচ্ছন তারা প্রতিদিন লগ-ইন করার সময় এবং লগ-অফ করার আগে কাজের অগ্রগতি ও আগামীকালের করণীয় সম্পর্কে জানিয়ে ইমেইল করতে পারেন।

৫. সুস্থ থাকুন

আপনি যখন বাড়িতে থেকে কাজ করছেন তখন সারাদিন নাশতা করা, অতিরিক্ত খাবার গ্রহণ করা যেমন হতে পারে তেমনি পুষ্টিকর খাবার কম খাওয়া এবং কম চলাফেরা করছেন এমনটা হওয়াও অস্বাভাবিক না। কাজেই আপনার রান্নাঘরে পুষ্টিকর নাশতার জোগাড় রাখুন এবং সচেতনভাবে পরিমিত খাবার খান।

কাজের ফাঁকে ফাঁকে চেয়ার থেকে উঠে দাঁড়ান, সেইসঙ্গে হালকা ব্যায়াম করুন। স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করেন এমন চেয়ারে বসুন। সাধারণত বাসায় আমরা অফিসের মতো স্বাচ্ছন্দ্যময় চেয়ার রাখি না, এ কারণে কী ভঙ্গিতে চেয়ারে বসছেন তা খেয়াল রাখুন।

যদি আপনার অফিসে দুপুরের খাবার ও নাশতার সময় নির্দিষ্ট থাকে, তবে বাড়িতেও সেই একই রুটিন বজায় রাখার চেষ্টা করুন।

৬. গোপনীয়তা রক্ষা করুন

কল, ভিডিও কনফারেন্স, ইমেইল এবং চ্যাট থ্রেডগুলো রেকর্ড, শেয়ার করা যায় এবং এ থেকে নানারকম ভুল ধারণা সৃষ্টি হতে পারে। মনে রাখবেন, কোনো প্রতিষ্ঠানের সার্ভারে যা কিছু প্রেরণ করবেন তার জন্য আপনিই দায়বদ্ধ থাকবেন। যদি আপনি ব্যক্তিগত কিছু শেয়ার করতে চান, তবে ব্যক্তিগত চ্যানেলের মাধ্যমে যেমন আপনার মোবাইল ফোন (যদিও মনে রাখবেন, যে কোন কিছুর স্ক্রিনশট নেওয়া যায় এবং তা শেয়ার করা যায়) ব্যবহার করুন। আপনার ক্যামেরা বা মাইক্রোফোনটি ভুলে চালু করে রেখেছেন কি না সে ব্যাপারে সতর্ক থাকুন।

আপনি যদি বাড়িতে থেকে অফিসের কম্পিউটারে সরাসরি কাজ করার জন্য রিমোট ডেস্কটপ ব্যবহার করেন, তবে মনে রাখবেন যে, আপনি যা করছেন তা আপনার অফিসে অন্য কেউ উপস্থিত থাকলে দেখতে পাচ্ছে।

ফাইল ট্রান্সফার এবং ক্লাউড সার্ভিস ব্যবহার করা ভালো। তৃতীয় পক্ষের মাধ্যমে সম্পত্তি মালিকানা সংক্রান্ত কাগজপত্র স্থানান্তর এবং সংরক্ষণ করার ক্ষেত্রে আপনার অফিসের নিয়মগুলো ভালোভাবে জেনে নিন।

পর্দার আড়ালে না থেকে দিনে অন্তত একটি ভিডিও কল করুন। মানসিক প্রশান্তির জন্য অফিসে যেমন মিনিট পাঁচেকের বিরতি নিতেন বাসায়ও তার চর্চা করুন। যদি কোনো ইমেইল বা ম্যাসেজ আপনি বুঝতে পারছেন না এমন মনে হয়, তাহলে সরাসরি ফোন দিন।

ভার্চুয়াল আলোচনায় সংবেদনশীল বিষয়গুলোতে ভুল বোঝাবুঝির অনেক অবকাশ থাকে। যেহেতু আপনার প্রকাশভঙ্গি বোঝা যায় না কাজেই তা হতেই পারে। নিয়মিত সামাজিক যোগাযোগ খুবই গুরুত্বপূর্ণ, কেননা আপনি জানেন না আপনার সহকর্মী কীভাবে এই আইসোলেশনকে মোকাবিলা করছে। ।

এই টিপসগুলির কোনও যদি আপনাকে সহায়তা করে থাকে তাহলে এই লেখাটি শেয়ার করুন। ভয় নয়, সচেতনতা বাড়ান। আরও জানতে পড়ুন http://www.brac.net/covid19/

আরও জানতে দেখুন

Leave a Reply

avatar
  Subscribe  
Notify of